Seniorenvereniging KBO Bemmel-Doornenburg, hierna te noemen de vereniging, verwerkt persoonsgegevens. In dit privacystatement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de vereniging. De vereniging streeft ernaar te voldoen aan de geldende wetgeving ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens. Met ingang van 25 mei 2018 is dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Meest recente versie: April 2024
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een individu zeggen. Bijvoorbeeld naam, (mail)adres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een individu herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Wanneer anderen die persoonsgegevens in bezit hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.
Persoonsgegevens verdienen bescherming
Het beschermen van ieders privacy is een onderwerp waar de laatste jaren in toenemende mate aandacht voor is. In het digitale tijdperk, waarin het uitwisselen van informatie op grote schaal een peulenschil is geworden, is het goed om alert te zijn op misbruik van persoonsgegevens. Dat geldt ook voor onze vereniging. Met ingang van 25 mei 2018 is een nieuwe wet van kracht: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is Europese wetgeving die de in 2001 ingevoerde Wet bescherming persoonsgegevens vervangt. In dit privacystatement geven wij aan hoe wij voldoen aan de wetgeving.
Van wie verwerkt de vereniging persoonsgegevens?
De vereniging verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
• Leden en vrijwilligers van de vereniging;
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
De vereniging verwerkt persoonsgegevens in een ledenadministratiesysteem, t.w. LeaWeb.
Waarvoor verwerkt de vereniging persoonsgegevens?
Om lid te kunnen worden bij de vereniging, aan de slag te gaan als vrijwilliger of om een andere relatie met ons te gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kunnen wij de communicatie op de passende wijze verzorgen en zorg dragen voor de juiste informatie.
Wij willen leden zo goed mogelijk van dienst zijn. Naam, adresgegevens en telefoonnummer gebruiken we bijvoorbeeld om contact te onderhouden en informatie te verschaffen over aan het lidmaatschap gerelateerde zaken, zoals het bezorgen van het de magazines, uitnodigingen voor activiteiten etc. De geboortedatum gebruiken wij bijvoorbeeld voor het op de juiste datum bezorgen van een felicitatiekaart en/of attenties. Mailadressen gebruiken wij voor het toesturen van digitale informatie, zoals uitnodigingen, facturen, nieuwsbrieven of voor online onderzoeken.
Verwerkt de vereniging bijzondere persoonsgegevens?
Nee, de vereniging verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is, zoals bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke- of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens e.d. Dat soort gegevens zijn niet nodig voor het doel van onze vereniging: lidmaatschap en de deelname aan activiteiten. De vereniging draagt er zorg voor dat iedereen die persoonsgegevens verwerkt zich daarvan bewust is en daar naar handelt.
Hoe gaat de vereniging met persoonsgegevens om?
Persoonsgegevens worden veilig en zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor gebruik binnen de vereniging of voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Wij zijn ons ervan bewust dat deze gegevens aan ons zijn toevertrouwd en dat wij daar vertrouwelijk mee om dienen te gaan.
Wie kan er bij persoonsgegevens?
Binnen de vereniging kan degene die belast is met de ledenadministratie (de secretaris/ledenadministratie) de lidmaatschapsgegevens inzien en ook wijzigingen aanbrengen. Bestuursleden of andere vrijwilligers kunnen de gegevens inzien (NIET WIJZIGEN) als dat noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie/taak.
De autorisatiestructuur binnen de ledenadministratie (programma LeaWeb) is vastgelegd in een handleiding. Daarin is onder meer vastgelegd wie toegang heeft tot de ledenadministratie en hoe de toekenning van rechten (inzage, verwerking ed.) precies in zijn werk gaat.
Een overzicht van de functies die uit hoofde van hun functie/taak de gegevens kunnen inzien (of op een andere manier gegevens nodig hebben voor het functioneren van de vereniging) is als bijlage bij dit privacystatement opgenomen.
Uitwisselen van persoonsgegevens met externe partijen
De vereniging wisselt geen persoonsgegevens uit met externe partijen, tenzij er een gerechtvaardigd doel daarmee gediend wordt en met deze partij een verwerkersovereenkomst is overeengekomen (bijvoorbeeld voor de ledenadministratie of het hosten van de website).
Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan het lidmaatschap worden in beperkte vorm na beëindiging van het lidmaatschap bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen te kunnen genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden wettelijk bepaalde voorschriften.
Website van de vereniging
Iedereen kan de website vrij bezoeken. Er wordt geen info over het surfgedrag e.d. van de bezoekers opgeslagen. De vereniging gebruikt de website alleen maar om leden van informatie te voorzien.
Foto’s op website
Bij activiteiten die wij organiseren voor leden worden regelmatig foto’s gemaakt. Wij gaan er van uit dat u daartegen geen bezwaar heeft en wij vragen u ons nadrukkelijk te melden als u dit niet wil.
Een aantal van de foto’s plaatsen wij als promotiemateriaal op onze website. Wij gaan er van uit dat u daartegen geen bezwaar heeft en vragen u ons nadrukkelijk te melden als u dat niet wil.
Websites van derden
Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van hyperlinks met deze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u dan ook aan de privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.
Kan ik zien welke gegevens de vereniging van mij verwerkt?
Elk lid heeft recht op inzage in de lidmaatschapsgegevens die de vereniging verwerkt. Neem daarvoor contact op met het secretariaat.
Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de vereniging kunt u terecht bij de secretaris/ledenadministratie.
Wijzigingen privacybeleid
De vereniging streeft naar een zo actueel mogelijk privacybeleid en behoudt zich daarom het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacystatement.
Op de website van de vereniging is altijd het meest recente statement beschikbaar.
Bijlage:
Overzicht van de functies, die uit hoofde van hun functie/taak rechten hebben voor het ledenadministratiesysteem LeaWeb of op een andere wijze persoonsgegevens van secretaris/ledenadministratie van LeaWeb ontvangen. Dit met het doel het intern functioneren van de Seniorenvereniging KBO Bemmel-Doornenburg als vereniging mogelijk te maken: ziekenbezoek, speciale jarigen en jubileumbezoek, bezorgen uitnodigen en flyers van de afdeling, magazines en felicitatiekaarten.
secretaris/ledenadministratie in LeaWeb:
- ledengegevens inzien en bewerken: alle rechten
penningmeester in LeaWeb:
- ledengegevens inzien: beperkte rechten
- financieel beheer en gegevens inzien en bewerken: alle rechten
voorzitter en vice-voorzitter in LeaWeb:
- ledengegevens inzien: beperkte rechten
coördinator bezorging magazines in LeaWeb:
- ledengegevens inzien: beperkte rechten
coördinator bezorging magazines ontvangt:
10 x per jaar (verschijningsdata magazines) alle bezorglijsten per rayon (overzicht met naam, adres van de leden van de vereniging in het betreffende rayon en de naam, adres en telefoonnummer van zowel de vaste rayonbezorger)
vaste rayonbezorger ontvangt:
10 x per jaar (verschijningsdata magazines) een overzicht van de gegevens van het eigen rayon (overzicht met naam, adres van de leden van de vereniging in het betreffende rayon en de naam, adres en telefoonnummer van zowel de vaste rayonbezorger)
deze lijst wordt alleen bij verhindering van de vaste rayonbezorger gegeven aan de vervanger in het betreffende rayon
coördinator lief & leed ontvangt:
1 x per jaar de verjaardagenlijst met naam, adres en dag van de verjaardag van het leden van de vereniging die in het betreffende jaar een lustrumverjaardag vieren (65, 70, 75 etc.)
indien nodig worden mutaties i.v.m. overlijden van op voormelde lijsten voorkomende leden en nieuwe leden die een lustrumverjaardag vieren doorgegeven
bezorger felicitatiekaarten ontvangt (als men ingedeeld is voor bezorging):
1x per jaar de verjaardagenlijst met naam, adres en dag van de verjaardag van het lid van de vereniging